“Làm dâu trăm họ” là cụm từ chính xác nhất dùng để miêu tả về nghề tổ chức sự kiện event. Một nghề đòi hỏi sự năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức và biết cách xoay sở tình thế, ứng phó trong mọi hoàn cảnh.
1. Nghề “làm dâu trăm họ”
Điều cốt lõi của nghề
tổ chức sự kiện, event chính là ý tưởng. Ý tưởng như một sợi chỉ xuyên suốt chương trình và chính vì lẽ đó cho nên “Ý tưởng là ưu tiên số 1″ – đó là khẳng định của những ai làm event.
Chắc hẳn bạn sẽ nhàm chán nếu tham dự dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm mà bạn sẽ không được tham gia một trò chơi hay chương trình hấp dẫn nào cả. Vì thế, người làm nghề tổ chức sự kiện event là người cần lên kế hoạch cho những chương trình này.
Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch “tác chiến”.
Cũng không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. “Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm nhận được sự quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy em sống lại với những cảm xúc và những cảm xúc đó sẽ được mấy em nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng có những suy nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”
2. Nghề của những áp lực công việc
Nghề nào cũng có những áp lực riêng, và nghề tổ chức sự kiện event lại là nghề có áp lực cao nhất. Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.
Một thành viên của nghề tổ chức sự kiện event cũng đã chia sẻ: “Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0″.
Thêm nữa, event còn là “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người. Làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình.
3. Yếu tố để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện event
Nếu bạn đã từng hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn cần hội tụ đủ những yếu tố sau đây:
- Biết đánh giá kỹ năng bản thân: Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.
Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.
- Biết cách tạo kinh nghiệm trong tay: Kinh nghiệm bạn xây dựng nên cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân. Học cách làm việc, tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ là cơ hội tốt giúp bạn bồi bổ kinh nghiệm của bản thân. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.
Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.
- Học cách làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê: Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên… là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện: Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.
- Phát triển mối quan hệ với khách hàng: Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…
Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng.